ARTICLE 1

Les statuts de l’APDM fixent les modalités d’élection, de démission ou de radiation des membres de ses instances.

ARTICLE 2 - BUDGET DE L'AMICALE

Sur proposition du Conseil d'administration, l’AGO vote :

• la clôture des comptes annuels de l’exercice précédent ainsi que l’affectation du résultat ;
• le budget prévisionnel de l’année en cours ainsi que sa répartition ;
• le budget prévisionnel de l’année N+2.

La répartition par type de dépenses peut être modifiée par le Conseil d'administration de l'Amicale en fonction des besoins, après avis du trésorier et/ou du trésorier-adjoint, sur proposition du Bureau.

ARTICLE 3 - ROLE DU BUREAU

Seul le bureau est compétent pour décider des dépenses proposées par les commissions, dans la limite des attributions qui lui sont dévolues. Le rôle du Bureau est détaillé dans les articles 15 et 16 des statuts de l’APDM.

Le Bureau de l'Amicale décide de la radiation d’un adhérent ne respectant pas les statuts et du caractère définitif ou temporaire de la radiation et, le cas échéant, de sa durée.

En application de l'article 7 – paragraphe 1 – point 3 des statuts, pourra être radiée la personne qui :

1. 1) aura dissimulé des informations ou aura donné de fausses informations la concernant pour pouvoir bénéficier d'une prestation ;
2. 2) aura manœuvré ou servi d'intermédiaire pour faire bénéficier indûment des personnes non adhérentes à des prestations de l'Amicale ;
3. 3) n'aura pas régularisé sa situation auprès de l'Amicale dans les délais prévus, malgré deux lettres d'avertissement restées sans effet.

Le membre concerné dispose d’un délai de trente jours pour exposer, par écrit, ses arguments ou demander à être entendu par le Bureau de l’Amicale. La radiation ne peut intervenir qu’au terme de cette procédure. Le recours est toujours possible en Conseil d'administration.

ARTICLE 4 - RÉPARTITION DES TACHES DES MEMBRES DU BUREAU

¤ Président ou Co-président :

• ­prépare la demande de subvention départementale et le budget prévisionnel en lien avec le trésorier ;
• co-signe les conventions ;
• ­représente l’APDM auprès des instances régionales et nationales du CNAS ;
• ­prépare l’ordre du jour des réunions de CA et bureaux ;
• ­signe : procès-verbaux, contrats, chèques, … ;
• ­assure un lien privilégié avec l’administration ;
• ­anime les réunions (Bureau, de Conseil d’Administration et autres), l’Assemblée générale (ordre du jour et gestion des débats, …) ;
• ­représente l’Amicale lors des événements organisés par cette dernière ;
• gère les ressources humaines en lien avec le Président adjoint le cas échéant et/ou le président de la commission fonctionnement ;
• ­este en justice si besoin.

¤ Président adjoint :

• assure l'intérim du Président en cas d'absence de celui-ci ;
• assiste le Président dans ses missions ;
• assure un lien privilégié avec l’administration et le CNAS.

¤ Secrétaire :

• ­prépare les réunions : convocation, réservation de salle, envoi des convocations et documents ;
• ­rédige les procès-verbaux des réunions (Bureau et Conseil d’administration) ;
• ­­sur délégation expresse du Président, signe les chèques en remplacement du Trésorier, du Président, du Président adjoint ou des coprésident(e)s ;
• signe les courriers courants en remplacement du Président, du Président adjoint ou des coprésident(e)s ;
• ­­organise les assemblées générales en lien avec le ou la permanent(e).

¤ Secrétaire-adjoint :

• rédige les procès-verbaux des réunions de Bureau, Conseil d’Administration et Assemblée générale en binôme avec le Secrétaire ;
• assure l'intérim du Secrétaire en cas d'absence.

¤ Trésorier :

• prépare le budget prévisionnel de l'année et le compte administratif ;
• prépare avec le Président, le Président adjoint et/ou les coprésident(e)s, la demande de subvention départementale ;
• assure le suivi budgétaire et comptable ;
• ­assure le suivi bancaire (placements financiers) ;
• ­met en place les procédures comptables ;
• ­signe les chèques et courriers courants ;
• ­assure les contacts avec la DRH et la pairie départementale si nécessaire ;
• ­assiste également le Président, le Président adjoint ou les coprésident(e)s dans la préparation de l’évaluation annuelle du ou de la permanent(e).

¤ Trésorier-adjoint :

• assiste le trésorier pour la préparation et le suivi du budget et de la trésorerie de l’APDM ;
• assure le suivi comptable et budgétaire en cas d'absence du trésorier.

¤ Présidents de commissions :

• gèrent les convocations et les réservations de salle pour leurs réunions ;
• représentent leur commission au Bureau, au Conseil d’Administration et lors de l’Assemblée générale ;
• rédigent les comptes rendus de leur commission et les mettent à disposition dans l’espace commun ;
• suivent les budgets de leur commission et mettent les documents à disposition ;
• assistent également le Président dans la préparation de l’évaluation annuelle du ou de la permanent(e) ;
• signent les conventions / devis liés à leur commission une fois qu’elles ont été validées par le Bureau.

¤ Suppléance des Présidents de commissions :

• À la demande d’un président de commission, un suppléant peut être nommé, sur validation du CA, et représenter ce Président de commission, lors du Bureau ou du CA de l’amicale ;
• En cas d’absence du Président de commission dont il assure la suppléance, un pouvoir écrit lui est fourni par ce président de commission qui lui délègue son pouvoir de représentativité.

¤ Particularités du Président de la commission Fonctionnement :

• ­suit les conventions avec le Département et les partenaires...:
• ­co-signe les conventions ;
• fait le lien avec la communication interne avec le Président de l'Amicale ;
• assure éventuellement la présentation aux nouveaux arrivants ;
• assure avec la commission, la mise à jour du support de communication utilisé pour les nouveaux arrivants ;
• met à jour les procédures internes liées au fonctionnement ;
• gère les ressources humaines (lien avec la DRH), le cas échéant.

ARTICLE 5 - BUREAU RESTREINT

Le Bureau restreint est composé des membres suivants : Président, Président-adjoint, ou Coprésident(e)s, Trésorier, Secrétaire, Président de la commission Fonctionnement.  Il a pour objectif d’assister le Président ou les coprésident(e)s dans la gestion quotidienne de l’Amicale et il se réunit en cas de besoin.

Les membres du Bureau restreint disposent d’une demi-journée toutes les 4-5 semaines afin de :

• répondre aux demandes du ou de la permanent(e)  (relecture et validation de courrier, signature de chèques, …)assurer une permanence pour les adhérents ;
• gérer les relations courantes avec l’administration ;
• relayer les décisions du Bureau auprès du ou de la permanent(e).

ARTICLE 6 - LES COMMISSIONS DE L'AMICALE

Conformément à la décision du CA de l'Amicale, trois commissions sont chargées de l'organisation des différentes activités de l'Amicale :

• la commission Convivialité, Sports et Loisirs ;
• la commission Fonctionnement (Communication, Finances, CNAS-retraités, Adhésions, …)
• la commission Retraités.

ARTICLE 7 - COMPÉTENCE DES COMMISSIONS

Chaque commission peut faire des propositions au Bureau de l'Amicale sur toutes affaires la concernant. Elle peut également être consultée par ce dernier.

Dans tous les cas, c'est au Bureau de l'Amicale qu'il appartient de prendre une décision, notamment en cas d'incidence financière.

ARTICLE 8 - DÉSIGNATION D'UN PRÉSIDENT DE COMMISSION ET D'UN SUPPLÉANT

Chacun des membres élus par le CA pour présider l'une des commissions énumérées à l'article 6, est chargé d'animer et de coordonner les activités de celle-ci. Il rend compte de chaque réunion pour l'information des membres du Bureau et, éventuellement, du Conseil d'administration.

Chacune des commissions peut nommer un suppléant, chargé de représenter la commission lors des réunions de bureau, notamment si le Président ne peut être présent.

ARTICLE 9 - COMPOSITION

Chaque membre du CA participe obligatoirement au fonctionnement d’une ou deux commissions. Chaque membre du CA est sollicité, dans les jours qui suivent son élection, pour indiquer son choix de commission(s).

Le Président de l'Amicale ou les coprésident(e)s sont membres de droit de chacune des trois commissions.

ARTICLE 10 - ÉGALITÉ D'ACCÈS À L'INFORMATION

Chacun des adhérents doit bénéficier, dans la mesure du possible, d'un égal accès à l'information fournie par l'Amicale.

Autant que possible, les informations seront transmises par courrier électronique.

Le courrier électronique (apdm@maine-et-loire.fr ) et le site internet (https://apdm.maine-et-loire.fr) constituent les vecteurs privilégiés de la communication de l'Amicale.

Tout adhérent a la possibilité de proposer un article et des photos à l’APDM pour mise en ligne sur le site internet.

ARTICLE 11 - PARTICIPATION FINANCIÈRE DE L'APDM

• 1 - Pour toutes les sorties et manifestations à caractère sportif, culturel ou de loisirs, la participation financière de l'APDM, décidée par le Bureau, sur proposition de la Commission compétente, ne peut dépasser 50 % de leur coût total. Il est fait application des règles suivantes pour déterminer les tarifs applicables aux différentes catégories de bénéficiaires. Le Bureau reste souverain des tarifs qu’il applique.

A noter que cette règle ne concerne pas la soirée APDM.

• 2 - Les adhérents (en activité ou retraités) bénéficient de la participation APDM la plus élevée ;
• 3 - Pour les ayants droits (conjoints, enfants de moins de 25 ans à charge inscrits sur la liste demandée par l'APDM en début d'année et petits-enfants mineurs le cas échéant), la participation APDM peut être minorée ou majorée par rapport à celle de l'adhérent ;
• 4 - Compte-tenu de la participation de Département qui les prend en charge, les enfants accueillis au titre de l'Aide Sociale à l’Enfance (ASE) ne bénéficient d'aucune participation financière ;
• 5 - Le veuf ou la veuve de l'adhérent, qui continue à adhérer, bénéficie des activités de l’APDM aux tarifs de conjoint d’adhérent pour l'année civile en cours du décès. Au-delà, le conjoint et les enfants de l'adhérent actif bénéficieront du tarif extérieur sous réserve du paiement de la cotisation à l'APDM ;
• 6 - Pour les extérieurs, il n'y a pas de participation de l'APDM (y compris sur le transport), sauf pour les invités par une commission et sur décision du Bureau. Les extérieurs ne sont pris que s’il reste des places aux activités proposées. Les enfants de l’ASE font exception à ce principe.

Le Bureau de l’amicale est souverain de ses décisions qui ne peuvent être contestées, ni faire l’objet d’un recours.

ARTICLE 12 - CRITÈRES DE SÉLECTIONS POUR UNE ACTIVITÉ

A. Critères d’inscription

Il n'y aura aucune inscription ni par messagerie ni par téléphone.

Pour plus d'équité envers les adhérents de l'APDM (assistants familiaux, gardiens de propriétés, agents de circonscriptions, retraités), la date d'arrivée dans les délais de la fiche d'inscription accompagnée du règlement sera retenue.

B. Sélections des inscriptions

En cas de demandes d'inscriptions supérieures au nombre prévu de participants à une activité ou à une manifestation, la commission compétente arrête la liste en suivant l'ordre de priorités ci-après :

1. 1) les adhérents, le conjoint, le(s) enfant(s) de moins de 25 ans à charge, les enfants confiés à l’ASE accompagnant l’assistant(e) familial(e) ;
2. les extérieurs.

Suivant les types d'activités offertes, il pourra être fait application des règles suivantes pour déterminer les participants :

1. priorité aux familles avec enfant(s) lorsque l'activité est proposée en période de vacances scolaires ou de jours "libérés" ;
2. les adhérents en activité n'ayant jamais participé à une manifestation similaire seront prioritaires ;
3. les priorités seront ensuite attribuées en fonction de l’ancienneté de la dernière participation ;
4. en cas de situations identiques, il pourra être procédé à un tirage au sort :
5. en cas de sur-inscriptions à une activités, une partition à 50/50 retraités ou actifs sera proposée.

ARTICLE 13 - RÈGLES PARTICULIÈRES

Les extérieurs sont distinctement mentionnés sur la fiche d'inscription.

Les places gratuites offertes par les prestataires serviront à diminuer la participation de l'Amicale et à régler éventuellement les frais du chauffeur. La facture finale réglée par l'Amicale sera au préalable visée pour paiement par le Président de la commission concernée ou son suppléant en cas d'absence ou d'empêchement.

Toute personne qui ne participe pas à l’activité à laquelle elle était inscrite, ne sera pas remboursée, sauf situation grave ou exceptionnelle. Dans tous les cas, un justificatif devra être fourni (certificat médical, attestation employeur, preuve d’accident, …) pour que le Bureau statue sur les modalités de remboursement (total ou partiel) ou du retour du chèque adressé.

Lors d’une activité incluant une ou plusieurs nuit(s) d’hôtel, lorsque la personne inscrite accepte de partager sa chambre mais que ce n’est pas possible (nombre impair de participants, …), la majoration en chambre individuelle sera appliquée par moitié, considérant que la personne n’a pas choisi d’être seule mais bénéficie néanmoins de cet avantage. Les 50% restants sont à la charge de l’APDM. Pour autant, l’organisateur du voyage doit se questionner et négocier avec le voyagiste pour éviter la majoration « chambre individuelle » de fait.

Le(s) responsable(s) d'un car ou d'une sortie bénéficiera(ont) d'une remise de huit euros par jour. Il est dépositaire d’une délégation du Président, du vice-président ou des coprésident(e)s pour prendre une décision courante et pourra joindre un administrateur en cas de problème particulier (transfert de la responsabilité à l’administrateur joignable par téléphone – astreinte).

ARTICLE 14 - FRAIS DE DEPLACEMENT DES MEMBRES DU CA

Les frais de déplacement des membres du CA donnent droit à un remboursement de 66 % de la somme engagée suivant le barème des agents du Département.

Les remboursements de frais de déplacements sont possibles pour les déplacements :

• des réunions des commissions ;
• des réunions de bureau ;
• des réunions du CA ;
• les déplacements en lien avec l’organisation d’évènements spécifiques (hors soirée) au départ du domicile (retraités) ou de la résidence administrative (actifs).

Le remboursement est possible à partir de 30 kms aller-retour. Pour les personnes situées de 10 à 20 kms de l’APDM et bénéficiant d’un circuit de transports urbains de bus ou tram, le remboursement s’effectuera sur la base de 2 tickets de bus/tram (don de tickets).

Le remboursement s’effectuera sur présentation des justificatifs (tickets de péage, …) dans le respect des règles comptables publiques. Le remboursement est soumis à la vérification de la présence effective des demandeurs aux réunions (émargement de la fiche de présence).

La note de frais annuelle sera à établir dans les 2 mois suivant l’année échue en utilisant le document proposé (à retirer auprès de la permanente APDM), à faire viser par le Président. Les années antérieures ne pourront pas faire l’objet d’un remboursement rétroactif.

Règlement intérieur approuvé par le Conseil d’Administration du 20 octobre 2022.